電子郵件收件箱-傳說中的沉默殺手
為了重新奪回對電子郵件的控制權(quán),意識到它對生產(chǎn)力的真正障礙,作者建議你首先采取以下步驟:
意識到電子郵件僅僅是一種溝通工具。它不是一份工作。如果商業(yè)信息能夠有效地通過其他方式溝通的話,你可能會希望這么做。如果使用得當(dāng),紙質(zhì)溝通、電話和會議都同等有效。
和自己明確什么時間去打開郵箱,間隔多長時間開一次郵箱。關(guān)閉任何郵件到達(dá)的消息和提醒。這些消息總是看起來很緊急,可是很少真的有那么緊迫。信不信由你,黑莓和iPhone已經(jīng)關(guān)閉了這些開關(guān)。
在他們的新書《Slay the E-Mail Monster》(殺死電子郵件大怪獸)之中,作者M(jìn)ike Valentine和Lynn Coffman選擇了亞洲龍作為封面裝飾,用它象征著每個辦公室員工和經(jīng)理們都會面對的大怪獸問題。
他們的建議是:在電子郵件這個大怪獸殺了你之前,殺掉它。對銷售來說,沒有時間可以被浪費在沒有產(chǎn)出的事情上。如果你不斷地陷入電子郵件的黑洞,就沒有辦法完成交易。
Valentine 表示,“在我們在豐田的生產(chǎn)力教練過程中,我們被要求對這家汽車制造商的辦公室員工采用精益生產(chǎn)原則,包括將減少浪費的概念作為提高生產(chǎn)力的一種方法。”Valentine還表示,“我們和日本人學(xué)到了一個詞:muda。這個詞指的是浪費的行動或者是無法增加價值或者非生產(chǎn)性的行為。”
打開并且處理收件箱里的每一封電子郵件。收件箱不是文件柜。它只是你的一個郵箱,一旦你看完了一封郵件后,要么就刪除,要么就把這封郵件移動到該去的地方。你永遠(yuǎn)都不會僅僅是因為你還沒準(zhǔn)備好付賬就把沒支付的賬單塞回家里的郵箱里。所以也不要在電子郵件的收件箱上做這樣的事。為正在處理的家務(wù)創(chuàng)建一個目錄。
采用一些方法減少你收到的電子郵件的數(shù)量。如果你不希望看到所有的這些FYI(供參考)的郵件,你就應(yīng)該告訴別人。要求別人把例外報告給你,而減少那些常規(guī)性的業(yè)務(wù)信息。減少那些和你的工作無關(guān)的通訊組。告訴別人你喜歡接受何種通信。
不要過度發(fā)送。清理你的通訊組列表。不要答復(fù)所有的信息。避免發(fā)送無用的FYI郵件。總是要注意你在自己的業(yè)務(wù)溝通中是否正確地使用了這種溝通工具。
Valentine表示,“即使你是一名勤奮工作的知識工作者,我們的研究顯示,你平均每周也要有八小時被浪費在電子郵件上。”他還表示,“采用以上步驟能夠幫你節(jié)省下來這些時間,讓你關(guān)注那些我們稱之為價值工作:對你的成功最為重要的那些項目。”
他們發(fā)現(xiàn)知識工人們最大的muda就來自于電子郵件處理不當(dāng)。
電子郵件無情地偷取我們的時間,每次只是一小塊時間,可是積少成多,每個星期都會有數(shù)個小時的時間被浪費在上面。很多辦公室的員工和經(jīng)理們都是用生產(chǎn)工人無法做到的方式來彌補這種損失。通常,知識工人們都是在自己的時間里處理電子郵件的,這可能是晚上,也可能是周末。
Lynn Coffman 表示,“工人倦怠是不可避免的結(jié)果。”Lynn Coffman還表示,“muda會殺了我們。”
Valentine認(rèn)為,精益原則在制造環(huán)境中取得的成功比在服務(wù)行業(yè)里更高。一個顯而易見的重要原因是:制造流程可能會受到技術(shù)的影響,但是永遠(yuǎn)不會屈從于它。